WHISTLEBLOWING PROCEDURE
 

SCOPE AND FIELD OF APPLICATION

Legislative Decree No. 24 of 10 March 2023 implements Directive (EU) 2019/1937 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2019 on the protection of persons who report breaches of Union law and laying down provisions for the protection of persons who report breaches of national laws.

Bonatti has long since adopted procedures and processes to guarantee the values protected by whistleblowing. Among these, it has made available to its own resources a specific link within the institutional website as a specific reporting channel that would allow any whistleblowing with protection of the whistleblower's rights, including those concerning privacy and therefore anonymity.

The Company's attention continues to be focused on improving processes, also following the requirements of recent legislation on the subject.

Below are the operating instructions for the reporting of the facts envisaged and applicable in all the entity's offices.

 

DEFINITIONS

 

Whistleblower
the natural person who makes a report or public disclosure of information on violations acquired in the context of his or her work; becomes aware of unlawful conduct or violations within the meaning of Legislative Decree No. 24 of 10 March 2023

 

Reported Fact
Substantiated communication by the whistleblower concerning reasonable and legitimate suspicion or awareness of unlawful conduct or violations pursuant to Legislative Decree No. 24 of 10 March 2023

 

Reported person
The natural or legal person mentioned in the internal or external report or in the public disclosure as the person to whom the breach is attributed or as the person in any way implicated in the breach reported or publicly disclosed

 

PERSONS INVOLVED

The Whistleblowing management flow is organised in such a way as to provide the full protection of the Whistleblower under the current Decree. To this end, the whistleblowing system is managed by  an external party (Channel Manager), which appropriately communicates the information to the Supervisory Board for its subsequent appropriate investigation/analysis. Communications from the reporting party to the Channel Manager can be made by all the methods provided for in the Decree itself (IT and non-IT written form, oral form and face-to-face meeting).

Below is an outline of the functioning of the SQuadra-Signals platform for your information:

 

 

Anonymous reports can also be handled through the IT channel. The system allows for this possibility and interlocution can take place directly through the platform. The Whistleblower must take note of the reporting code and password (which itself chooses), and for confidentiality reasons the code cannot be retrieved in any other way (the code chosen for reporting must not have any reference to personal data). By returning to the computer channel and entering the code and password, he/she will be able to view the reply or any questions or send additional information.

The Whistleblower wish to make an anonymous report, it should take care that its identity cannot be detected from the information provided or from the documents attached (e.g. you should check the author of any documents in Word or Excel format from the File-Information menu before attaching them).

 

PURPOSE & SUBJECT OF REPORTS

The Channel Manager and the Supervisory Board will accept reports and analyze them if such reports:

1. relate to significant illegal conduct in accordance with Legislative Decree 231/2001; in other words, if such reports refer to the commission of one of the offenses that are determined in the aforementioned legislative decree (a list of these offenses is contained in the document MOG-231-020, which is available in the corporate documentation stored in the KBS software);
2. refer to violations of the Organization and Management Model adopted by Bonatti S.p.A. or of the Bonatti S.p.A. Code of Ethics; namely, if such reports refer to violations of the protocols contained in the Organization and Management Model (MOG), to violations of the corporate processes that are an integral part of the Organization and Management Model (MOG), or to violations of the Code of Ethics
3. relate to breaches falling within the scope of the European Union acts in the following areas:

• public procurement;
• financial services, products and markets, and prevention of money laundering and terrorist financing;
• product safety and compliance;
• transport safety;
• protection of the environment;
• radiation protection and nuclear safety;
• food and feed safety, animal health and welfare;
• public health;
• consumer protection;
• protection of privacy and personal data, and security of network and information systems;

4. relate to breaches affecting the financial interests of the European Union as referred to in Article 325 TFEU and as further specified in relevant European Union measures;
5. refer to breaches relating to the internal market, as referred to in Article 26(2) TFEU, including breaches of  European Union competition and State aid rules, as well as breaches relating to the internal market in relation to acts which breach the rules of corporate tax or to arrangements the purpose of which is to obtain a tax advantage that defeats the object or purpose of the applicable corporate tax law.

The Whistleblower must provide precise and concordant elements that describe the events that have occurred, even if such elements cannot be demonstrate such events.

 

REJECTED REPORTS AND REPORTS THAT FALL OUTSIDE THE SCOPE OF THE WHISTLEBLOWING PROCEDURE

The following types of reports will not be analyzed by Channel Manager and the Supervisory Body:

1. reports falling outside the purpose set forth above;
2. groundless reports due to lack of factual evidence in the report itself;;
3. production of documentation in the absence of specification reporting;
4. reports concerning disputes, claims or requests related to a personal interest of the Whistleblower that pertain exclusively to his/her individual working relationships, or inherent in his/her working relationships with the hierarchically superior
5. reports that report “rumors”, devoid of reliable references or based on mere suspicion or hypothesis, devoid of testimonial or documentary evidence.

 

INTERNAL CHANNELS FOR REPORTING

The Whistleblower may make a report:

• In writing to the IT channel (at the link https://segnalazioni.iltigliosrl.it/47B50BE8-83FD-4DFE-A5DD-2F771A522544 )
• In written form to the non-IT channel by sending a sealed envelope addressed to: “P.O. Box 656 Firenze Centro” indicating on the inside of the envelope that it is documentation addressed to 'BONATTI SPA WB'.. This channel shall not be used for anonymous reporting.
• in oral form  to the telephone number is 800 835 973. Following the instructions that will be provided, the Bonatti code to digit to make the report is 92671. The number is active from 00:00 to 24:00.
  This channel is not active during holiday closures: in these cases, the reporter will be informed by answering machine
• The Whistleblower may also request a face-to-face meeting with one of the three methods mentioned above. The Channel Manager will set up a protected computer link that will be communicated to the reporter for the meeting.

 

EXTERNAL CHANNELS FOR REPORTING

The external reporting channel shall be activated at the National Anti-Corruption Authority (ANAC) https://www.anticorruzione.it/.

The Whistleblower may make an external report if, at the time of its submission:

• the internal reporting channel is not active or does not comply with the Decree;
• has already issued an internal report in accordance with the Decree and has not been followed up;
• it has reasonable grounds to believe that, if it issued an internal alert, it would not be effectively followed-up or that the same alert could lead to a risk of retaliation;
• has reasonable grounds to believe that the infringement may constitute an imminent or manifest danger to the public interest.

 

 

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PROCEDURA DI WHISTLEBLOWING
 

SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

Il decreto legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 dà attuazione alla direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali

Bonatti già da tempo si è dotato di procedure e processi a garanzia dei valori tutelati dal whistleblowing. Tra questi ha messo a disposizione delle proprie risorse apposito link all’interno del sito web istituzionale quale specifico canale di segnalazione che consentisse eventuali denunce con tutela dei diritti del Segnalante tra cui anche quelli inerenti la privacy e quindi l’anonimato.

L’attenzione della Società permane al fine di migliorare i processi anche in seguito alle prescrizioni della recente normativa sul tema. 

Qui di seguito si forniscono le istruzioni operative per la segnalazione dei fatti previsti ed è applicabile in tutte le sedi dell’ente.

 

DEFINIZIONI

Segnalante
la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo; viene a conoscenza di condotte illecite o di violazioni ai sensi del decreto legislativo n. 24 del 10 marzo 2023

 

Segnalazione
Comunicazione circostanziata da parte del segnalante avente ad oggetto il ragionevole e legittimo sospetto o la consapevolezza di condotte illecite o di violazioni ai sensi del decreto legislativo n. 24 del 10 marzo 2023

 

Segnalato
la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente

 

SOGGETTI COINVOLTI

Il flusso di gestione della Segnalazione è organizzato in modo da fornire la piena tutela del Segnalante previste dall’attuale Decreto. A tale garanzia il sistema di segnalazione è indirizzato a soggetto esterno (Gestore) che provvede a comunicare in maniera adeguata le informazioni in maniera anonima all’OdV per la successiva sua investigazione/analisi opportune. Le comunicazioni del segnalante al Gestore possono essere effettuate per mezzo di tutte le modalità previste dal Decreto stesso (forma scritta informatica e non informatica, forma orale e incontro diretto).

Qui di seguito si riporta, per vostra informazione, uno schema di sintesi del funzionamento della piattaforma SQuadra-Segnalazioni:

Possono essere gestite, tramite il canale informatico anche le segnalazioni anonime. Il sistema permette tale possibilità e l’interlocuzione può avvenire direttamente tramite la piattaforma. Il Segnalante deve memorizzare il codice della segnalazione e la password (che il Segnalante stesso sceglie) e per la riservatezza il codice non potrà essere recuperato in altro modo (il codice scelto per la segnalazione non deve avere nessun riferimento a dati personali). Ritornando sul canale informatico ed inserendo il codice e la password potrà visualizzare la risposta o eventuali domande o inviare informazioni aggiuntive.

Il Segnalante che desidera effettuare una segnalazione anonima, dovrà prestare attenzione a che la Sua identità non possa essere rilevata dalle informazioni fornite o dai documenti allegati (ad esempio sarà opportuno controllare l’autore di eventuali documenti in formato Word o Excel dal menu File-Informazioni prima di allegarli.

 

SCOPO E OGGETTO DELLE SEGNALAZIONI

Il Gestore e l'Organismo di Vigilanza accetteranno le segnalazioni e le analizzeranno nel caso in cui tali segnalazioni:

1. riguardino condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001; in altre parole, se tali segnalazioni si riferiscono alla commissione di uno dei reati previsti dal suddetto decreto legislativo (l'elenco di tali reati è contenuto nel documento MOG-231-020, disponibile nella documentazione aziendale archiviata nel software KBS);
2. si riferiscono a violazioni del Modello di Organizzazione e Gestione adottato da Bonatti S.p.A. o del Codice Etico di Bonatti S.p.A.; in particolare, se tali segnalazioni si riferiscono a violazioni dei protocolli contenuti nel Modello di Organizzazione e Gestione (MOG), a violazioni dei processi aziendali che sono parte integrante del Modello di Organizzazione e Gestione (MOG), o a violazioni del Codice Etico
3. riguardano violazioni che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione Europea nei seguenti settori:

• appalti pubblici;
• servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo;
• sicurezza e conformità dei prodotti
• sicurezza dei trasporti;
• protezione dell'ambiente
• protezione dalle radiazioni e sicurezza nucleare;
• sicurezza degli alimenti e dei mangimi, salute e benessere degli animali;
• salute pubblica;
• protezione dei consumatori;
• protezione della privacy e dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

4. riguardano le violazioni che incidono sugli interessi finanziari dell'Unione europea di cui all'articolo 325 del TFUE e come ulteriormente specificato nelle pertinenti misure dell'Unione europea;
5. si riferiscono a violazioni relative al mercato interno, di cui all'articolo 26, paragrafo 2, del TFUE, comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni relative al mercato interno in relazione ad atti che violano le norme sull'imposta sulle società o ad accordi il cui scopo è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o lo scopo della normativa applicabile in materia di imposta sulle società.

Il Segnalante deve fornire elementi precisi e concordanti che descrivano gli eventi che si sono verificati, anche se tali elementi non possono essere dimostrati.

 

SEGNALAZIONI RESPINTE E SEGNALAZIONI CHE NON RIENTRANO NELL'AMBITO DI APPLICAZIONE DELLA PROCEDURA DI WHISTLEBLOWING

Le seguenti tipologie di segnalazioni non saranno analizzate dal Gestore e dall’Organismo di Vigilanza:

1. segnalazioni che esulano dalle finalità sopra indicate;
2. segnalazioni infondate per mancanza di riscontri fattuali nella segnalazione stessa;
3. produzione di documentazione in assenza di specifiche segnalazioni;
4. segnalazioni relative a contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse personale del segnalante che attengono esclusivamente ai suoi rapporti di lavoro individuali, o inerenti ai suoi rapporti di lavoro con il superiore gerarchico
5. segnalazioni che riportano “voci”, prive di riferimenti attendibili o basate su meri sospetti o ipotesi, prive di riscontri testimoniali o documentali.

CANALI INTERNI PER EFFETTUARE LE SEGNALAZIONI

Il Segnalante può effettuare una segnalazione:

• In forma scritta al canale informatico (al link https://segnalazioni.iltigliosrl.it/47B50BE8-83FD-4DFE-A5DD-2F771A522544 )
• In forma scritta al canale non informatico inviando un plico chiuso intestato: “casella postale 656 Firenze Centro” indicando, all’interno della busta che è documentazione indirizzata a “BONATTI SPA WB”. Questo canale non deve essere utilizzato per segnalazioni anonime
• può effettuare una segnalazione orale al numero telefonico 800 835 973.  Seguendo le istruzioni che verranno fornite il codice di Bonatti da inserire per fare la segnalazione è 92671.
  Il numero è attivo dalle 00:00 alle 24:00. Questo canale non è attivo durante i periodi di chiusura per ferie: in questi casi, il segnalante sarà informato tramite segreteria telefonica.
• può richiedere un incontro diretto con uno dei tre metodi sopra citati. Il Gestore (IL TIGLIO Srl) predisporrà un link informatico protetto che sarà comunicato al segnalante per lo svolgimento dell’incontro.

 

CANALI ESTERNI PER LE SEGNALAZIONI

Il canale di segnalazione esterna è attivato presso l'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) https://www.anticorruzione.it/.

Il Whislteblower può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione:

• il canale di segnalazione interno non è attivo o non è conforme al Decreto;
• ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi del Decreto e non ha avuto seguito;
• ha ragionevoli motivi per ritenere che, se avesse effettuato una segnalazione interna, non avrebbe avuto un seguito effettivo o che la stessa segnalazione avrebbe potuto comportare un rischio di ritorsione;
• ha ragionevoli motivi per ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o manifesto per l'interesse pubblico.